PROCUREMENT, SOURCING Y PURCHASING: PROCESOS VITALES EN COMPRA

Procurement (término en inglés para adquisición) abarca todos los elementos del proceso de compra de una empresa. Si bien implica la compra literal de bienes y servicios, va mucho más allá, pues, a su vez, contempla la planificación estratégica.

El proceso requiere de una gestión óptima de la cadena de suministro, del abastecimiento de materias primas y del cumplimiento de los objetivos de compra. No es solo comprar, es asegurarse el mejor precio, calidad y servicio posibles para una producción competitiva de la empresa.

Procurement, sourcing y purchasing

Las palabras procurement ‘aprovisionamiento’, sourcing ‘abastecimiento’ y purchasing ‘compras’ son términos comunes a la gestión logística de toda empresa. Cada uno tiene diferentes propósitos dentro del proceso de adquisición y requieren de diferentes estrategias.

Mira las diferencias de cada proceso por separado:

Procurement

Procurement ‘adquisición’ implica todas las actividades involucradas en la obtención de bienes y servicios que una empresa necesita para respaldar sus operaciones diarias. Esto incluye sourcing ‘abastecimiento’, negociación de términos, purchasing ‘compra’ de artículos, recepción e inspección de bienes, según sea necesario, y el mantenimiento de registros de todos los pasos del proceso.

Su importancia radica en que ayuda a la cadena de suministro a:

• obtener control y conocimiento sobre gastos;
• minimizar errores y gastos fraudulentos;
• aumentar la eficiencia al agilizar el ciclo.

Sourcing

Sourcing ‘abastecimiento’ se define como un proceso para encontrar, evaluar e involucrar a proveedores con base en criterios establecidos por la empresa. Esto es, abastecerse a un precio y términos que afecten positivamente los resultados de la compañía.

Su importancia está en que agrega valor al ciclo de compras, dado que:

• crea relaciones sólidas con los proveedores, garantizando calidad y disponibilidad constantes;
• tienen muy claro los términos de transacción con los proveedores, eliminando posibles malentendidos.

Purchasing

Purchasing ‘compra’ es el proceso que utiliza una empresa para adquirir bienes o servicios, buscando lograr sus objetivos. Sus decisiones pueden afectar significativamente el resultado final de la gestión de la empresa. La compra obedece a estrategias:

• de producción, en donde el rendimiento necesita los insumos para fabricar en función de la demanda que obtenga la empresa;
• financieras, buscando obtener el insumo al mejor precio y condiciones posibles;
• de competencia, para que los insumos permitan producir bienes y servicios con la misma calidad a mejor precio. Esto permite una ventaja competitiva.

Diferencias entre procurement, sourcing y purchasing

A menudo, estos términos se usan indistintamente. Si bien la terminología está relacionada, cada una tiene un significado distinto. Veamos:

• Procurement inicia la cadena de suministro. Una vez los materiales necesarios para fabricar están en tu empresa, solo tú puedes generar los productos.
• Por su parte, purchasing se refiere a la parte del ciclo de compras que se dedica a adquirir un producto de un proveedor.
• Y, sourcing se ocupa de encontrar el mejor proveedor. El abastecimiento es un subproceso realizado previo a cualquier compra.

Qué estrategias aplicar

Primero, con un mapa de procesos visualizas las metodologías, interrelaciones y consecuencias de estos al ejecutarse en tu empresa. El proceso de adquisiciones influye, directa o indirectamente, en el devenir de otros procesos. De presentarse algún problema en su ejecución, cuentas con el Diagrama de Ishikawa, para encontrar la razón origen del problema y aplicar las soluciones necesarias.

Ahora bien, para saber si el proceso de adquisiciones marcha bien o no, habrás establecido previamente objetivos y metas medibles. Estas serán quienes te digan si se cumplieron o no. Por eso, es fundamental definir estrategias inteligentes que permitan el logro de esos objetivos. Veamos algunas estrategias ganadoras.

1. Unificar la cadena de suministro: esto es centrarse en optimizar el proceso de facturación. La estrategia apunta a optimizar el flujo de toda la cadena de compras, desde la búsqueda de nuevos proveedores hasta el pago de facturas.
2. Gestión de riesgos de proveedores: una estrategia de compras agresiva en términos de precios casi siempre implica tomar riesgos.
3. Centralización de datos de proveedores: un proceso de inteligencia de proveedores solo funciona si los datos están centralizados y disponibles para ser analizados de manera integral.
4. Desarrollar análisis predictivos: estos análisis aprovechan los datos y la inteligencia artificial; por ende, son una herramienta clave para las empresas más exitosas.
5. Convertirse en parte del sistema de innovación general: la originalidad te da una ventaja competitiva o, luego de un estudio de mercado, abre nuevos nichos. Puedes obtener información de la competencia mediante el benchmarking. Con este, comparar los alcances de tu propuesta de valor.

Una organización de alto desempeño

Como ves, convertirse en una organización de compras de alto desempeño requiere una comprensión del funcionamiento en los elementos de compras. Además, implica entender cómo cada uno contribuye al éxito general de la función de compras.

En conclusión, la empresa necesita de estos tres procesos para obtener las mayores ventajas en aras de lograr, en primer lugar, un producto o servicio de calidad que satisfaga a los clientes. Luego, asegurar que esa calidad está dentro de un rango de costo que permita obtener buenas ganancias.

 

Referencias Bibliográficas

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https://www.fairmarkit.com/blog/procurement-purchasing-and-sourcing-how-they-differ#:~:text=procurement%2C%20you’re%20once%20more,the%20product%20and%20arranging%20payment.

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https://www.linkedin.com/pulse/difference-between-procurement-purchasing-sourcing-akash-jadhav/

Martin, J. (2022). Procurement, Purchasing and Sourcing — what’s the Difference? PairSoft.
https://www.pairsoft.com/blog/procurement-purchasing-and-sourcing-whats-the-difference/

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https://kissflow.com/procurement/sourcing-vs-procurement/#:~:text=Sourcing%20is%20the%20process%20of,suppliers%20that%20meet%20these%20criteria

Simfoni. (s.f.). Introductiction to sourcing.
https://simfoni.com/sourcing/