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KPI para el rendimiento del outsourcing de transporte

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Es importante monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) del área de logística de tu empresa. Pero no se trata de hacer un simple seguimiento: estos indicadores permiten corregir o innovar el proceso logístico. Además, te dan las pautas para utilizar la cantidad correcta de recursos en el momento correcto, transportarlos a la ubicación correcta, en buenas condiciones, y entregarlos al cliente correcto. Como consecuencia, tendrás una empresa con mayor eficiencia, productividad y rentabilidad.

Si quieres operar con la menor cantidad de interrupciones, lo mejor es hacer un monitoreo cercano y permanente de los KPI más importantes. Así podrás ejecutar acciones que mejoren el rendimiento y analizar el estado de tu empresa. Esto te permitirá identificar puntos fuertes para mejorar tu competitividad.

¿Cómo crear un programa de KPI de logística?

Para que los reportes de tu cadena de logística tengan utilidad, deben mostrar los KPI. Estos no solo facilitan y optimizan el análisis, sino que te permiten identificar acciones de mejora que puedes implementar. Asimismo, te permiten conocer el estado de la empresa en tiempo real, al visibilizar sus puntos fuertes y débiles.

Las decisiones inteligentes derivan de estos análisis y te ayudan a encontrar soluciones realmente eficientes y rentables. Por ejemplo, puedes contratar algunos servicios de tu cadena de logística a terceros, como el caso del transporte. Ya entraremos a detallar este outsourcing.

Existen muchos tipos de KPI, pero es conveniente enfocarse en los inherentes a tu cadena logística. Algunos ejemplos son los relacionados con abastecimiento, inventario, distribución, transporte y gestión de pedidos. Es conveniente iniciar un plan que establezca cuáles indicadores necesitas conocer, cómo los obtendrás y cómo serán reportados.

Veamos:

  1. Identifica tus objetivos. En este punto inicial, debes crear una lista de preguntas cuyas respuestas necesites conocer. Por ejemplo:
    ¿Con qué frecuencia se entrega el producto tarde o en mal estado?
    ¿Con qué frecuencia hay escasez de mano de obra?
    ¿Los vehículos de transporte se utilizan a plena capacidad?
  2. Establece objetivos alcanzables y razonables para cada KPI. Estos puntos de referencia pueden provenir de los estándares de la industria o de tus datos históricos, si están disponibles.

Principales KPI de la cadena logística

Los siguientes indicadores son vitales para tener un panorama completo de tu cadena logística.

Tasa de pedido perfecto (order accurancy)

La tasa de pedido perfecto mide la cantidad de pedidos que se procesan, envían y entregan sin incidencias en tu cadena. Considera tanto el tiempo de envío como el de entrega. Cuanto mayor sea esta tasa, mejor será para tu negocio. Te ayudará a perder menos dinero por devoluciones de productos inexactos o dañados y aumentará el nivel de satisfacción de tus clientes.

Tasa de precisión de embalaje (picking accuracy)

Busca rastrear el porcentaje de pedidos seleccionados sin errores de un número total. Se calcula con esta fórmula simple: (Total de pedidos – evoluciones por artículo incorrecto) / Total de pedidos. Esta métrica impacta directamente el nivel de satisfacción del cliente porque garantiza que recibirá el artículo correcto.

Tasa de tiempo promedio de entrega (delivery time)

Se mide desde el momento en que se realiza el pedido para su envío hasta que se entrega al cliente. Este indicador te permite tener claro el tiempo de entrega para comunicarlo a tus clientes, te ayuda a reducir tiempos y mejorar el servicio.

Tasa de costos de transporte (transportation cost)

Este KPI calcula el total de gastos por el procesamiento de un pedido, de principio a fin. Se obtiene desglosando los siguientes costos:

  • Procesamiento de pedidos.
  • Gasto administrativo de logística.
  • Inventario.
  • Almacenamiento.
  • Costos reales de transporte.

Con base en estos factores, podrás calcular el porcentaje de cada etapa del proceso y decidir si está dentro de las normas o si es excesivo. El objetivo es disminuir los costos de transporte y mantener una alta calidad de entrega.

Tasa de relación de inventario frente a ventas (inventory to sales ratio)

Esta métrica evalúa el exceso de existencias. Para ello, mide la relación entre el inventario disponible y la cantidad de producto vendido. Con esos datos, puedes gestionar la rotación de inventario de manera más eficiente. Dominar esta métrica tendrá un impacto positivo en la política de ventas y precios.

¿Qué hacer con los KPI?

Los KPI no son solo números fríos. Se trata de indicadores que pueden ayudarte a hacer cambios radicales para bien. Si cuentas con un mapa de procesos, sabrás de qué manera contribuyen con tu negocio. Así, podrás tomar mejores decisiones.

Con los resultados del análisis, tendrás dos tipos de respuesta. La primera se relaciona con los resultados propios de tu negocio, cuánto ha sido afectado o beneficiado. La segunda te permite conocer el benchmarking y las referencias de la industria a la que pertenece tu negocio. Con ello, podrás comparar y saber si vas por el camino correcto.

Asimismo, los KPI relacionados con los costos de transporte pueden indicar la conveniencia de contratar, subarrendar o crear una relación de outsurcing con una empresa dedicada a transporte y logística. Los beneficios son significativos y te hacen más rentable. Veamos por qué.

La empresa prestadora de servicios de transporte:

  • Asume costos de mantenimiento de unidades de transporte.
  • Cuenta con personal especializado.
  • Conoce rutas, estado de las carreteras, aeropuertos y puertos (según sea el caso).
  • Conoce todos los procesos legales exigidos por las autoridades en temas de transporte de distintos tipos de mercancía.

Estarás de acuerdo, entonces, que la gestión de la logística no puede hacerse al azar. Dejar el tema de transporte a una empresa especializada es una buena decisión que redundará en los KPI financieros de tu empresa, sobre todo en la rentabilidad.

Referencias bibliográficas:

Coventry University (s/f) The five elements of logistics. https://www.futurelearn.com/info/courses/principles-global-management-logistics-assets/0/steps/65243

Datapine (s/f) Logistics key performance indicators and metrics. https://www.datapine.com/kpi-examples-and-templates/logistics

Essex, D. (2019) Logistics. https://www.techtarget.com/searcherp/definition/logistics#:~:text=Logistics%20is%20the%20process%20of,timely%2C%20cost%2Deffective%20manner.

Heskett, J (1977) Logistics—Essential to Strategy. https://hbr.org/1977/11/logistics-essential-to-strategy

Insightsoftware (2021) 20 Best Logistics KPIs and Metric Examples for 2022 Reporting. https://insightsoftware.com/blog/20-best-logistics-kpis-and-metric-examples/

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