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INVENTARIO DE TU EMPRESA Y 5 FORMAS DE ORGANIZARLO EXITOSAMENTE

Quizás el aporte más importante de un inventario es la información que te ofrece. Independientemente del tamaño o actividad de tú empresa, a través de él puedes conocer de primera mano lo que tienes en stock, cuánto tienes, dónde está y en qué condiciones, entre otras informaciones. 

Si esta data está correctamente estructurada, es decir, organizada coherentemente, se facilita la toma de decisiones, mejora el tiempo de ejecución y eleva la productividad y eficiencia de tus procesos de negocios.

Un inventario bien organizado permite cumplir con los pedidos de manera oportuna. Con lo cual posicionas a tu empresa como la favorita de tus clientes, al satisfacer la demanda. 

Además, tienes la información para corregir posibles errores en la contabilidad de productos elaborados, obtienes una base de las cuentas, detectas posibles pérdidas, ajustas costos, minimizas pérdidas, entre otros.

Si a ese buen manejo le sumas un plan estratégico que optimice el proceso de gestión del existencias, incluidos los datos en tiempo real de las condiciones y los niveles de existencias, tú empresa puede lograr:

  • Cumplimiento preciso de pedidos.
  • Mejor planificación de compras.
  • Mayor satisfacción del cliente.
  • Almacén organizado.
  • Reducción del bloqueo de recursos financieros.

Planificación y control del inventario

Los procesos de negocios de una empresa deben estar alineados al objetivo principal de la misma. La planificación y control del inventario no puede dejarse de lado, pues si su gestión no apoya los procesos que dependen de él, obviamente su productividad será muy baja. 

Como resultado de una buena planificación y control de inventarios o existencias tú empresa mejorará sensiblemente en:

  • Flujo de efectivo.
  • Inteligencia de negocios.
  • Maximización de las ganancias.
  • Reducción de los costos de mano de obra.

Veamos un poco cada aspecto.

Flujo de efectivo

Al tener un mejor control del inventario, conoces exactamente cuánto necesitarás y cuándo lo necesitarás. Esto libera capital para reinvertirlo en otras áreas del negocio. Lo cual mejora considerablemente el flujo de caja de la empresa.

Inteligencia de negocios

La información obtenida del registro de los movimientos, tanto de ingreso como de salida de insumos o productos, y de la cantidad de materiales, además de los tiempos de sus operaciones, permite ajustar tú línea de productos y tomar decisiones comerciales rápidas e inteligentes. Con esta información puedes diseñar un flujo de procesos mucho más eficiente.

Maximiza las ganancias

Al tomar mejores decisiones comerciales, habrá un aumento en las ganancias. Esto se debe a que las existencias en tú almacén solo serán existencias que realmente se estén vendiendo. Esto hace que la práctica comercial general sea más eficiente.

Reduce los costos de mano de obra

Se reducen los costos de mano de obra asociados con el manejo de las existencias. Pues se disminuye el tiempo utilizado para el conteo o el traslado de mercancía. Así como el número de empleados requeridos. Esta forma de reducir costos ayuda en gran medida a la rentabilidad de la empresa. 

5 formas de gestionar eficazmente su inventario 

Un inventario está conformado por activos, es decir, por dinero invertido en materia prima, productos, insumos o, incluso, documentos electrónicos. Así su gestión debe ser muy precisa. Para ello puedes seguir el siguiente proceso:

  1. Calcula el tamaño.
  2. Define quién estará a cargo de administrarlo.
  3. Aprende los conceptos básicos del seguimiento de activos.
  4. Utiliza el software apropiado.
  5. Mantenimiento, mantenimiento.

Profundicemos en cada uno de estos pasos. 

Calcula el tamaño

Todo se relaciona con las características de los materiales, productos o mercancías. Si son materia prima, productos semielaborados o si requieren algún tipo especial de almacenamiento. El espacio se determinará conforme los tipos de inventarios. No es lo mismo almacenar mercancía seca que materia prima perecedera o productos semielaborados. 

Así mismo, debes considerar el manejo relacionado directamente con el proceso productivo y sus exigencias. En este sentido veamos los siguientes consejos.

  • Calcula y cubica el total de espacio que tienes para almacén.
  • Cubica el tamaño de tu inventario.
  • Establece la relación entre los metros cúbicos de tu almacén y del inventario.
  • Evalúa cómo utilizarás el espacio del almacén.
  • Determina en qué lugar irá cada ítem y porqué deberá estar en ese sitio, tomando en cuenta la periodicidad de su uso. Esto está en estrecha relación con el proceso productivo que tengas.

Define quién administrará el almacén

La administración de tus activos en depósito no es cosa de juegos o improvisaciones. Quien lo administre debe conocer lo que hace. En este sentido, tendrá experticia en el proceso de gestión y seguimiento de los bienes almacenados de una empresa.

Administrar correctamente los activos en existencia es vital para la gestión de la cadena de suministro en negocios en línea, omnicanal y tradicionales, e incluye pedidos y reabastecimiento de suministros, almacenamiento de productos, insumos o mercancía, ajuste de frecuencia, cantidad de pedidos y previsión de inventario para el punto de venta final. Según este panorama, lo ideal es asignar esta responsabilidad a un especialista en procesos.

Aprende los conceptos básicos del seguimiento de activos

Tu registro y existencias de productos, mercancía y/o insumos es un activo de tu empresa. Ahí está el valor de lo que se transformará en ingresos a través de las ventas. Al analizar el proceso, verás que hay un ingreso, un manejo y una salida de valor. Por lo tanto, debes hacer un seguimiento tanto físico como financiero de los activos del almacén. Para ello conviene:

 

  • Codificar cada activo.
  • Considerar el ciclo de vida de cada activo.
  • Establecer los ciclos de producción.
  • Calcular el valor resultante entre el valor de ingreso del activo y el valor de salida, incluyendo costos.

Utiliza el software apropiado

Para mantener tu depósito organizado necesitas un sistema, manual o digitalizado, que te permita administrar los activos que tienes en almacén. La intención del sistema es reducir cualquier potencial error humano que afecte el manejo del almacén. 

Reduces el costo relacionado con las horas-hombre utilizadas además de que permite una fluidez en el proceso. En el mercado hay buenos softwares para el manejo de esos activos en depósito o en tú local. El software que elijas debe ser, entre otras cosas:

  • Adaptable a tu sistema de IT.
  • Escalable.
  • Auditable.
  • Conectable a la nube.

Mantenimiento, mantenimiento

Recuerda que los productos, insumos o mercancía en depósitos tienen un valor, un monto en dinero, y si cuidas tus valores tendrás un futuro exitoso. Para ello deberás tener una política de mantenimiento bien estructurada. 

El mantenimiento, como otros procesos de la empresa, sigue unos pasos diseñados en función de las características de lo que tendrás en depósito. Así, si tu negocio maneja productos perecederos, entonces el mantenimiento debe ser tanto del lugar del almacenamiento como del entorno y los equipos utilizados.

Grandes beneficios de un buen inventario 

Al contar con un depósito organizado, el flujo de bienes y servicios será mejor y permitirá que tus operaciones comerciales sean más eficientes. Además obtendrás los siguientes beneficios:

  • Inventario más preciso.
  • Considerable reducción de costos en:
    • Salarios de los empleados.
    • Seguro.
    • Transporte.
  • Mayor productividad y eficiencia.
  • Mejora en la experiencia con tus clientes.

Capkun, Hameri y Weiss (Capkun, 2018) encontraron una correlación positiva entre la gestión de los insumos, productos y/o mercancías, y las ganancias operativas. Aún más, muestran que la gestión eficaz del inventario también mejora el desempeño financiero, pues conduce a mayores ganancias brutas y operativas. 

Piensa por un momento cómo se beneficiará tú empresa si mejoras la organización de tu inventario. No esperes más e inicia la organización de tú inventario y tendrás no solo una empresa más competitiva sino una empresa exitosa.

 

Referencias Bibliográficas

Boomer, B. (s.f.). How do you organize inventory? https://www.sortly.com/blog/how-do-you-organize-inventory/?msclkid=434d2b05acfc11ecbce9eaba589db876

Bulaki, S (2017) Types of Inventory / Stock. Finance Management. https://efinancemanagement.com/costing-terms/types-of-inventory-stock#:~:text=5%20Basic%20types%20of%20inventories%20are%20raw%20materials%2C,stock%2C%20anticipatory%20stock%2C%20decoupling%20inventory%2C%20and%20cycle%20inventory.

Burns, R. (2018) What is Inventory Management? How 3PLs Can Optimize Its Processes. ShipBob. https://www.shipbob.com/blog/inventory-management/

Capkun, V. (2018) Inventory Management and Financial Performance. HEC Paris. https://www.hec.edu/en/knowledge/articles/inventory-management-and-financial-performance

Pontius, N. (2022). 50 Asset Tracking Tips: Solutions and Strategies to Help Successfully Track Your Business’s Most Valuable Assets. Camcodehttps://www.camcode.com/blog/asset-tracking-tips/

Saha, V. (2022) How to calculate warehouse space utilization. Camcode. https://www.camcode.com/blog/how-to-calculate-warehouse-space-utilization/

Melanie (2020). How to Calculate Average Inventory – The Complete Guide. Unleashed. https://www.unleashedsoftware.com/blog/your-complete-guide-to-average-inventory#:~:text=The%20formula%20is%3A%20Average%20inventory%20%3D%20%28Beginning%20inventory,dividing%20by%20the%20total%20number%20of%20periods%20measured.

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